Herramienta de gestión, ¿eso es todo?

La necesidad de una herramienta
Las empresas buscan hoy en día una herramienta que les facilite la información diaria para la gestión de su trabajo y parece que los programas de gestión son la solución perfecta, pero nos olvidamos, a veces, que las herramientas requieren de unos cuidados, un aprendizaje y un cambio en nuestro estilo de vida y de forma de hacer las cosas. Bien, si el uso de un programa me obliga a cambiar ciertas cosas, ¿qué me tiene que dar un programa para que salga ganando en el cambio?
Sé lo que NO me tiene que dar. Por ejemplo, no puede detener la actividad de mi empresa mucho tiempo. Tampoco tiene que dejarme los bolsillos vacíos, ni robar el tiempo de mis empleados ni el mío... Tampoco puedo esperar meses para disfrutar de las ventajas de la herramienta.
Me tiene que dar la información que necesito ya
Si quiero saber cómo va la marcha de la empresa, necesito un cuadro de mandos integral que me informe rápidamente. Si quiero hacer una factura, necesito un programa de gestión; si quiero saber qué esta pasando con mis clientes, necesito un CRM; si quiero hablar con mis clientes, quiero un medio para comunicarme con ellos. Y además se lo quiero contar a todo el mundo que lo quiera escuchar, por lo que necesito una página Web para poder comunicar aquellas cosas que considero interesantes.
Todo ello junto a un sistema que me permita explotar la información del sistema me proporciona lo que espero de esa herramienta. Si además puedo acceder a mi información esté donde esté, pues el tema parece interesante y si, además, la información está a salvo de miradas curiosas y desastres naturales, pues entonces merece la pena arriesgarse en el cambio.
Los problemas del cambio
Cuando el sistema no funcione o se tarde más del tiempo previsto en alcanzar un objetivo no del todo claro, le irán diciendo que a veces ciertas empresas tienen resistencia al cambio, hay factores dentro de su empresa que hacen que la cosa no funcione como estaba prevista, etc.Usted con la confianza que depositó en ese proveedor y el dinero que ya le lleva pagado, defenderá la teoría que le plantean y actuará en consecuencia. Tenga en cuenta que usted jamás se equivoca, y claro, no será de su agrado tener que decirle a toda su empresa que este fantástico programa de gestión que iba a solucionar muchos problemas, realmente lo que está haciendo es otra cosa menos eso. La situación para usted será cada vez más estresante y al final se romperá la baraja por algún sitio. Algunos reirán a gusto y pensarán "ya se lo dije…"
Sin embargo, otras muchas veces el cambio se produce positivamente y efectivamente usted hablará de las bondades de tal o cual programa de gestión que le ayuda en su tarea diaria de una forma excepcional. En esos momentos usted pensará que acertó en su elección y lógicamente dejará de observar otras opciones que existen en el mercado, al tener ya cubierta su necesidad.
Las preguntas correctas para obtener un buen cambio
Haciendo referencia al título de este artículo diré que efectivamente usted tiene un E.R.P. y lo tiene todo o no en función de la forma de afrontar ese cambio y el resultado de ese cambio. Tenga cuidado, en cualquier momento puede verse comprometido en una historia semejante.
Podría preguntar a su proveedor si le dejan probar el programa durante un periodo de seis meses o más, si le podría cobrar en función de los resultados que usted obtenga, de esta manera su riesgo sería mucho menor. Busque, busque y busque, que seguro que lo encuentra.