Formularios con Google Drive

Los formularios en Internet son la herramienta básica para recolectar información de los usuarios, este es un tema vital para las empresas, negocios, clubes, páginas de fans, etc.
Para diseñar uno de ellos existen varias opciones gratuitas de y de pago, que van desde diseñar con HTML hasta servicios de terceros en base a plantillas, arrastrar elementos o la combinación de ellos.
Hablaré ahora de los formularios de Google Drive que me parece una de las opciones más sencillas de obtener resultados suficientemente personalizados, además de ser gratuitos, incluyen varias opciones de diseño y permite guardar los resultados en una hoja de cálculo del mismo servicio, lo único que necesitas para empezar es tener una cuenta en cualquiera de los servicios de Google de los que ya hemos escrito en varias ocasiones.
Valga aclarar que el navegador Chrome está optimizado para trabajar con Drive, que por si mismo es un buen navegador y mi favorito, si no lo tuvieras ya es hora de que lo descargues y pruebes.
RECOMIENDO: Que lean el tutorial completamente antes de empezar y decidan que desean hacer, en realidad es sencillo, lo extenso del tutorial es por la explicación para cada elemento y el formulario de prueba con todos los elementos podrán verlo aquí.

¡Manos a la obra!

Ingresa a tu cuenta de Google, en realidad podrías entrar a cualquiera de los servicios y luego clic en el enlace en la parte superior de la página, en donde dice “Drive”:

Fig.1

Ahora estás en tu unidad o “disco virtual” el mismo que podrías organizar igual que tu disco físico con carpetas y archivos, en total hasta 15 GB incluyendo tus archivos de Gmail. Como ya tengo organizados varios elementos esta es parte de mi pantalla:

Fig.2

Usaremos el botón “CREAR” para agregar carpetas y/o archivos a nuestra unidad (el botón a la derecha con una flecha hacia arriba es para subir archivos y/o carpetas completas), en este caso será un formulario:

Fig.3

En la primera vista debemos agregar un título al formulario y seleccionar una plantilla (podrías cambiarlos después), esta vez usaré la plantilla predeterminada y “Aceptar”:

Fig.4 Lista de diseños

Ya estamos a punto para personalizar nuestro formulario, hagamos una descripción de la interface:

Fig.5 Opciones del formulario

1. Nombre del documento, con el que se guarda en tu unidad, si deseas cambiarlo da un clic sobre él y escribe el nuevo nombre.
2. Activa este check si deseas mostrar el avance de llenado en el formulario por parte del usuario.
3. Título del documento, no es lo mismo que el punto 1 ni tienen que ser obligatoriamente iguales, cámbialo con un clic. Justo debajo opcionalmente se podría agregar una descripción del formulario.
4. Herramientas para editar, duplicar o eliminar la sección (pregunta) seleccionada.
5. Activa esta pregunta para obligar al usuario a responderla, caso contrario será opcional. A la derecha está el botón “Ok” para finalizar con esta sección (pregunta). Las preguntas obligatorias se muestran en el formulario final con el clásico asterisco en rojo (*) y no podrá enviarse el formulario hasta contestarla.
6. Este botón nos permite compartir o enviar el formulario vía correo a nuestros contactos, o a través de nuestras redes sociales e incluso incrustarlo en una página Web.

A propósito, para cambiar el diseño del formulario: menú “Ver” clic en “Selecciona tema”.

Fig.6

Concentrémonos ahora en cada pregunta del formulario y sus elementos (esta vez no trataremos las opciones algo más avanzadas):

Fig.7

1. Título de la pregunta, que sería la solicitud o pregunta propiamente dicha, habitualmente debería ser breve y directa.
2. Texto de ayuda: Un mensaje que complementa y aclara lo que se solicita en el título de la pregunta.
3. Tipo de pregunta o tipo de elemento en donde el usuario ingresará o seleccionará su respuesta (veremos luego los tipos disponibles).
4. La sección “Su respuesta” es en donde el usuario ingresará el dato solicitado para una pregunta de tipo texto, esto variará según el tipo de pregunta seleccionado.
5. Validación de datos, nos permitirá establecer reglas para asegurarnos de que el usuario ingrese datos válidos (no lo usaremos en este ejemplo, pero, no es tan complicado).
6. Pregunta obligatoria, por defecto estará desactivado.al activarlo obligamos al usuario a dar su respuesta.
7. Añadir elemento, nos permite agregar un nuevo elemento al formulario (nueva pregunta) mostrando una amplia lista de opciones.

Los tipos de preguntas

Respecto a los tipos de pregunta, podemos seleccionar:

Fig.8

• Texto: Un cuadro de texto en donde el usuario escribirá su respuesta (El asterisco rojo indica que la pregunta obliga a dar una respuesta).
  
• Texto de párrafo: Similar al anterior pero pensado para ingresar mayor cantidad de caracteres.
  
• Tipo test: Agrega una lista de opciones o radiobuttons que permiten solo seleccionar una opción, luego debes editar el texto de cada opción y agregar cuantos botones necesites.
  
• Casillas de verificación: Para las casillas o checks, permite seleccionar una o más opciones o ninguna. Igualmente editas el texto de cada opción y agregas la cantidad que necesites.
  
• Elegir de una lista: Para seleccionar una opción en una lista desplegable, edita el texto de cada elemento y agrega lo que necesites.
  
• Escala: Permite al usuario elegir una opción de una lista de valores empezando de 0 o 1 como mínimo hasta el máximo de 10. Útil para que nos de su valoración de algo (producto, servicio, nuestra Web, etc.).
  
• Cuadrícula: es como un grupo de escalas (punto anterior) pero admite etiquetas personalizadas, suele resultar práctico si al menos tiene dos filas y dos columnas, pero, se presta para varias soluciones.
  
• Fecha: Para que el usuario seleccione un día y mes, opcionalmente podemos agregar la opción de año y hora.
  
• Hora: Permite ingresar la cantidad de horas, minutos y segundos de duración de alguna acción si la casilla “Duración” está activada. En caso contrario se ingresa la hora, minuto y momento del día (am/pm).
  

Publicar el formulario

Ya hemos comentado líneas arriba lo del botón “Enviar formulario” (Fig.5) arriba a la derecha para obtener la dirección del Formulario, nota también el enlace “Ver el formulario publicado”:

Fig.18

Se cargará el formulario y también obtendrás la URL del formulario en la barra de dirección del navegador, pero, con una vista previa del mismo, usa esta dirección en un enlace para enviar a los usuarios a responder las preguntas.

¿Y las respuestas?

Fig.19

Esa es una de las ventajas de esta herramienta, guardar los resultados en una hoja de cálculo. Ve al menú “Respuestas” clic en “Seleccionar destino de las respuestas”, ahora tenemos esta vista:

Fig.20

1. Primero debes seleccionar si deseas guardar los resultados en una nueva hoja de cálculo o en una que ya previamente has creado, si usas la primera (por defecto) decide si la dejas con el nombre que el asistente le asigna o coloca otro nombre en el cuadro de texto (yo suelo dejarle ese nombre)
2. La segunda cosa es “Crear siempre una hoja de cálculo nueva”, si la activas se creará una nueva hoja de cálculo para todos tus formularios futuros (puedes cambiarlo posteriormente aquí mismo si deseas), o si lo dejas desactivado se te preguntará cada vez que crees un nuevo formulario en donde deseas guardar las respuestas.

Con estos pasos ya tienes tu formulario listo para compartir y una hoja de cálculo en donde revisar las respuestas enviadas, las mismas que incluyen fecha y hora, lo que en particular me sirve para evaluaciones en línea.
Espero que les sea útil esta publicación y según sus preguntas podremos tener una continuación del tema, pueden ver el formulario aquí. ;-]